Los retos de la transformación digital de las empresas

En los últimos años estamos viviendo una creciente transformación digital de las empresas y de la sociedad en general. Una transformación con muchos efectos, positivos y negativos, que afecta a las transacciones que cada vez son más telemáticas como ocurre con el pago a través de smartphones. Todo eso está afectando a la forma de hacer negocios tanto entre empresas, B2B, como entre particulares, B2C, pero también entre Gobiernos y empresas, G2B. Esto provoca que la normativa tenga que avanzar para poder alcanzar a los cambios tecnológicos que se están produciendo. Por no hablar de los cambios que se están produciendo en tareas o profesiones que eran más o menos estables dentro del mundo de los negocios. Todo esto implica identificar los riesgos y también las oportunidades para adoptar las capacidades necesarias de cara a afrontar los retos de la transformación digital de las empresas que pertenecen a la banca o los seguros. Sirva de ejemplo el hecho de que profesiones como el científico de datos son algunas de las más demandadas actualmente.

Internet está siendo el gran motor del cambio, tal y como en su día lo fue la máquina de vapor en la revolución industrial. Poco a poco Internet y las nuevas tecnologías han dejado de ser algo propio de ingenieros e informáticos para ser algo que afecta a todas las profesiones, en especial a los gestores de negocios. Que han visto como la tecnología ha creado un nuevo tipo de empresa denominado startup que cuenta incluso con su propio método de gestión: el lean startup. Esos cambios que afectan incluso a pequeños negocios a través del comercio online, han ido poco a poco afectando a empresas de todos los sectores y tamaños. Incluso los tradicionales bancos ven como Internet está impulsando la transformación digital como en el BBVA o el Banco Santander. Con el objetivo de no verse superados en pocos años por las empresas Fintech, muchas de ellas pertenecientes a grupos ubicados en Silicon Valley como Paypal, Google, Amazon, Facebook, o Apple.

Qué es la transformación digital de las empresas

La digitalización siempre había estado presente en las empresas con software de gestión como los CRM o los ERP, pero desde el 2005 Internet ha introducido cambios en la forma de comunicación de las empresas con los clientes, creando un diálogo a través de las Redes Sociales. Pero hoy en día ya hablamos de business intelligence, se decir de analizar datos internos y externos provenientes de Internet y las Redes Sociales, para así poder tomar decisiones de negocio de una manera más científica y menos intuitiva. El cloud computing ha tenido mucho que aportar a estos cambios en la toma de decisiones y forma de trabajo, al poder procesar y almacenar cantidades enormes de información de una forma muy barata. También los avances en la inteligencia artificial que permita entender por parte de máquinas el significado del lenguaje natural para la toma de decisiones a tiempo real según comentarios en Redes Sociales sobre un producto o servicio. Porque los nuevos dispositivos como tablets o smartphones están permitiendo la captura de millones de datos que tienen influencia en la toma de decisiones de cualquier negocio. Una tendencia en aumento debido al impulso que está teniendo el denominado Internet de las cosas, que será un gran motor en la transformación digital de las empresas y la generación de oportunidades de negocio, como las startups de economía colaborativa del tipo Airbnb o Uber. Todo esto obliga a que en 2020 toda la información fruto de la transformación digital obligará a modificar y reinventar productos y servicios, para no tener que eliminar todo lo que se ha quedado obsoleto. Creando máquinas y procesos inteligentes que aprovechen el Internet de las cosas para crear productos inteligentes en fábricas inteligentes. Aunque el eje central de la digitalización seguirá siendo la toma de decisiones en un entorno cada vez más complejo, rápido, y competitivo. Lo que además de tecnología requiere de formación adaptada a esta transformación digital, para poder reciclar a la fuerza de trabajo y de gestión.

Claves para afrontar la transformación digital en la empresa

Para poder afrontar con garantías los retos de la transformación digital en la empresa, es necesario seguir estos puntos:

1. Poner en valor el papel de las TIC en las empresas con un fin de contribuir a la consecución de los objetivos corporativos a través de una gestión más eficiente y de mayor calidad.
2. Potenciar el conocimiento de los sistemas de información entre la dirección y los mandos intermedios.
3. Promover la incorporación y formación en el uso de las TIC dentro de la gestión empresarial. Para ello es fundamental hacerse las siguientes preguntas:
   1. ¿Conocemos los modelos de negocio con uso intensivo en TIC?.
   2. ¿Está el personal preparado para afrontar un proceso de transformación digital?.
   3. ¿Sabemos cómo sacar partido de las TIC a través de la creación de ventajas competitivas?.
   4. ¿Entendemos los riesgos del uso de las TIC?.
   5. ¿Disponemos de una estrategia de reputación online para aprovechar las oportunidades de escuchar a los clientes?.
4. Promover el intercambio de información y conocimiento entre los miembros de la empresa.

Pero sin duda la verdadera clave para afrontar la transformación digital en las empresas es no cometer el error de delegar el liderazgo de la transformación al área de sistemas informáticos. Puesto que debe de nacer de la alta dirección para luego filtrarse por todo el organigrama. Porque la digitalización es un proceso cultural y económico, que afecta a empresas y personas.

A la hora de abordar una transformación digital en las empresas existen varios ejemplos más o menos actuales:

Qué es big data y cómo se implementa en una empresa

El big data es uno de los términos más de moda en la jerga de los negocios, y aunque su origen tiene décadas desde el almacenamiento de datos de transacciones, hoy en día Internet ha cambiado de forma radical el almacenamiento de datos desde la década de los 90. Desde tres puntos de vista:

1. Mayor volumen de datos disponibles.
2. Mayor velocidad, al tomar decisiones en tiempo real.
3. Mayor variedad de datos, desde redes sociales, imágenes, etc.

La clave en el big data es saber cuáles son los datos más relevantes, aunque todos se puedan almacenar para su estudio posterior. Es la labor principal del denominado data scientist, o científico de datos, que se encarga de:

1. Identificar el problema o necesidad a resolver de forma adecuada a través de la realización de las preguntas adecuadas. Es una cuestión clave para poder desarrollar cualquier descubrimiento científico.
2. Conocer y dominar modelos, técnicas y tareas que tienen que ver con la estadística tradicional y las matemáticas. Pero también se relaciona con la programación, la inteligencia artificial, y el procesamiento del lenguaje natural.
3. Saber comunicar sus descubrimientos con personas que ostentan los cargos directivos y que deciden en base a cuadros de mando e informes escritos en un lenguaje de negocio.

Qué es un ERP y cómo se implementa en una empresa

Los ERP son algo ya conocido en los negocios, a diferencia del big data, pero es fundamental todavía dentro del área TIC de cualquier negocio. Sin embargo hasta ahora eran demasiados costosos para las pequeñas empresas, pero hoy en día existen soluciones cloud de pago por uso que permiten implementar con éxito un ERP en una pequeña empresa. Para ello es fundamental entender bien el proceso de implantación por parte de la dirección del negocio:

1. Entender: los procesos actuales del negocio reflejándolos en un diagrama de procesos.
2. Simplificar: los procesos de negocio para eliminar aquellos que no aportan valor y aplicando técnicas de reingeniería de negocio.
3. Automatizar: procesos a través de la solución ERP a lo largo del proyecto de implantación.

Abordar las dos primeras fases de forma completa evitará errores por no comprar la solución ERP más adecuada para la empresa, por no hablar deque permitirá identificar riesgos, definir requerimientos del ERP para luego afrontar la parametrización y adaptación de la solución a las necesidades, y establecer una guía para implantar con éxito el ERP. Dado que estos proyectos son intensivos el uso de personal interno, por lo que afecta a la operativa de la empresa al tener que formar a las personas implicadas además de tener que afrontar problemas derivados de la resistencia al cambio.

A la hora de pasar a la fase de implantación del ERP, hay dos estrategias:

1. Implantar todas las funcionalidades.
2. Implantar de forma gradual las funcionalidades.

Sea cual sea la estrategia es fundamental realizar pruebas y validar la solución de ERP aplicada. Para así poder garantizar la calidad de los datos de cara a su correcta explotación, normalmente mediante un supervisor de ficheros maestros que garantice la fiabilidad de los datos al ERP. Aunque desde el punto de vista de negocio es fundamental contar con un auditor de tecnologías de la información para que se analicen las prácticas de cara a asegurar la calidad, seguridad, razonabilidad, y disponibilidad de la información. Para que así la transformación digital de la empresa sea lo más eficaz posible, gracias a controles sobre los programas y sistemas de información, así como la gestión y organización de las operaciones informáticas. Para estas auditorías TIC existen diversas normativas de uso normalizado, como por ejemplo:

• ISO/IEC 27001 sobre implantación de un sistema de gestión de la seguridad de la información.
• ISO/IEC 27002 sobre fundamentos de gestión de la seguridad de la información.
• ISO 22301 sobre gestión de la continuidad del negocio.
• ISO/IEC 31000 sobre gestión de riesgos.
• ISO/IEC 20000 sobre gestión de servicios de seguridad de la información.