Las reuniones de trabajo suponen en el día a día de cualquier empresa, un motivo más que importante a la hora de exponer y tomar decisiones fundamentales para la entidad.
En esta infografía que presenta The Plan Company , podemos ver qué hacer y qué no hacer en las reuniones de trabajo:
Siempre
• Enviar la convocatoria de la reunión por alguna vía en la que se pueda confirmar su asistencia, puede ser por correo electrónico indicando fecha, tema y si es posible el motivo de la reunión.
• Atención de todos los reunidos, principalmente por respeto a los asistentes. Para esto es necesario reducir las distracciones como por ejemplo, los teléfonos móviles.
• Los participantes deberán ir preparados e informados, indicándoles si deben leer o llevar alguna información.
• Alguien debe redactar un “acta” de los temas tratados, para estos asuntos es importante dejar registro de todos los temas hablados y las decisiones tomadas.
• Incluir datos, estadísticas y referencias del tema a tratar ya que además de ofrecer una mejor visión de la información, la enriquece.
Nunca
• No convocar las reuniones de trabajo fuera del horario laboral, esto ocasiona molestias a los trabajadores que buscarán la opción más rápida y no la mejor.
• Invita a las personas estrictamente necesarias, no hace falta mayor cantidad de personas porque resulta innecesaria su asistencia.
• Las reuniones no deben pasarse del tiempo previsto, es mejor convocar una nueva en otra fecha que disponer del tiempo de los asistentes.
• No cambiar ni mezclar temas durante la reunión, hay que mantenerse al tema motivo de la reunión.
• Nadie debe de monopolizar el encuentro, todos deben participar y hacer las preguntas necesarias.
Debemos de tener en cuenta que hay que utilizar los medios que se nos brindan, con lo que poder hacer una presentación con imágenes, gráficos o esquemas, nos facilitará el evento.
También será de gran importancia la hora de la celebración de las reuniones de trabajo, así como el resumen y conclusiones finales que se obtengan de la misma.
Por ultimo, te dejamos una serie de consejos a tomar en cuenta en tus reuniones laborales:
- Usar gráficos y esquemas en las presentaciones es visualmente más atractivo y mantendrás la atención de los asistentes más fácilmente.
- Si tomas notas, que sea por un medio que no genere distracción en los participantes.
- El mejor horario para convocar reuniones es las 10:30 de la mañana, ya que habrá dado tiempo a los asistentes de revisar sus correos y de que todos estén presentes.
- Debes seguir un esquema para las conclusiones con las acciones a seguir, los responsables de dichas acciones y el tiempo estimado de cumplimiento.