A nivel de marketing tradicional los eventos son una de las acciones de marketing más eficaces para cualquier negocio. Aunque normalmente los eventos deportivos, culturales, sociales, y musicales suelen ser los más populares. Para las pequeñas empresas el destino principal de un evento suele ser la inauguración de un nuevo negocio o la celebración de un aniversario. Pero hoy en día no hace falta ser una gran empresa para poder organizar eventos, dado que hay muchas soluciones económicas para la preparación de eventos muy eficaces. Sea como sea organizar un evento requiere de más planificación que presupuesto, porque la antelación puede ahorrarnos mucho dinero además de tiempo. Tanto si contratamos todo por separado como si delegamos la organización del evento a una agencia que se encargue de todos los pasos. Y para una buena planificación en la gestión de eventos es fundamental seguir los siguientes pasos:

  1. Establecer los objetivos: porque aunque se puede organizar un evento por poco dinero, siempre va a suponer un desembolso económico. Por lo que es fundamental tener claros los objetivos para así poder rentabilizarlo al máximo. Normalmente uno de los objetivos más habituales es conseguir notoriedad para el negocio, reforzar la imagen de marca, o fidelizar a clientes. No olvidemos que las relaciones públicas es una acción de marketing muy efectiva y el entorno perfecto para explotarlas es la organización de un evento propio.
  2. Establecer un plan: como decíamos antes la planificación es la clave porque organizar un evento paso a paso implica:
    • Fijar las necesidades del local y hacer una selección, normalmente entre los salones de hoteles de 4 ó 5 estrellas bien ubicados.
    • Buscar y confirmar a los ponentes o famosos, si se trata de un evento que depende del prestigio de los asistentes.
    • Establecer las necesidades de azafatas o azafatos, y precisamente muchas veces es más difícil encontrar hombres que mujeres. Por eso existen agencias especializadas en azafatos en Barcelona, como la Agencia Ego, por ser una de las ciudades que más eventos realiza al año junto a la capital de España. Pero la Agencia Ego también ofrece soluciones profesionales para promotoras en Madrid. Como puedes ver lo mejor es recurrir a agencias que puedan cubrir todas las necesidades y perfiles de azafatas o azafatos, porque así podrás ahorrar tiempo y dinero al realizar la contratación.
    • Fijar el tipo de comida que se va a ofrecer en el evento, porque dependiendo de eso podemos hablar de contratar un servicio de catering (para almuerzos y cenas), de un simple vino, o de un coffee break (para desayunos de negocios y similares).
    • Seleccionar los regalos publicitarios que harán que los asistente recuerden el evento durante meses, pero sobre todo la marca que lo ha organizado y patrocinado.
    • Preparar e imprimir la documentación escrita, es decir los dossieres informativos a entregar sobre todo cuando hablamos de eventos de empresa más formales, como por ejemplo jornadas y conferencias.
    • Establecer los canales y el plan de acciones de marketing tradicional o digital para promocionar el evento. Sin duda es una de las partes más complejas y costosas, dependiendo del tipo de evento, sus objetivos y destinatarios.
  3. Contratar a una agencia que ejecute el plan según los objetivos fijados por la empresa: acabará ahorrando tiempo, dinero, y sobre todo problemas. Para lo cual es mejor contratar a una agencia experta en la organización de eventos, pero que también pueda dar servicios de comunicación, promoción, y relaciones públicas para el evento. Al fin y al cabo el éxito de un evento se mide en el resultado del mismo en comparación con otras acciones de marketing. Porque al fin y al  cabo toda acción promocional debe de generar un retorno de la inversión.

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